Como escolher a melhor empresa de BPO Administrativo?

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As empresas estão em constante luta para melhorar seus processos internos. É por isso que BPO ou  terceirização de processos tem se tornado uma alternativa viável e cada vez mais recorrente em empresas de todos os portes. No entanto, você precisa pensar que, embora você esteja deixando as rotinas de administração da sua empresa nas mãos de terceiros, ainda é a imagem do seu negócio que está em jogo. Caso algo não seja feito de maneira correta, é o seu negócio que vai sofrer as consequências. É por isso que escolher corretamente a empresa que fará a terceirização é fundamental. No texto de hoje, vamos mostrar como escolher corretamente a empresa de BPO Administrativo.

 

O que é BPO Administrativo?

BPO é a sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que pode ser  traduzida como terceirização dos processos de negócios. Basicamente, trata-se da contratação de atividades e funções de negócios que não fazem parte do core da empresa.

Esta é uma prática muito comum na Europa e Estados Unidos, e de forma muito simples, pode se dizer que se trata da terceirização dos processos que fogem de sua alçada principal, deixando estas demandas nas mãos de empresas/profissionais especializados, experientes e capacitados nos mais variados temas como Contabilidade, Finanças, Governança e Tecnologia da Informação.

 

Funções do BPO Administrativo

Entre as principais funções do BPO Administrativo/Financeiro estão os processos operacionais de Faturamento, Financeiro (contas a pagar, contas a receber, intercâmbio de informações com o Banco e conciliação bancária), Fiscal (geração de arquivos magnéticos, tais como SPED, GIA, DIRF, Reinf, etc) e Folha de Pagamento (manutenção de recursos humanos, admissão, demissão e fechamento de folha).

 

Por que terceirizar?

Ao terceirizar as tarefas administrativas para uma equipe especializada, o empregador pode concentrar seus esforços no core business do negócio, ou seja, as atividades que realmente dão dinheiro para a empresa. A terceirização é realizada em um contexto de sigilo, portanto, os dados corporativos são protegidos. Além disso, a medida também agiliza os procedimentos burocráticos .   

No entanto, para que a terceirização seja realmente valiosa para a empresa, é importante levar alguns fatores em consideração. É preciso pensar que o processo terá repercussões diretas em diferentes áreas da empresa, principalmente em custos, qualidade de serviço, reputação, valor da marca, implementação da estratégia de negócios e crescimento da organização, entre outros.

 

Exemplo

No caso do BPO Administrativo, por exemplo, a prestadora de serviços possui o maior conhecimento na utilização de tecnologia específica para gestão da folha de pagamento e na formação constante de seus colaboradores. Nessa perspectiva, a terceirização oferece a vantagem de reduzir custos em recursos humanos da empresa.

Além disso, outra das vantagens mais importantes é que este trabalho colaborativo nos permite ter o ponto de vista de um provedor externo , que, graças a este distanciamento, pode observar com maior objetividade possíveis pontos de melhoria na organização.

 

O que você precisa avaliar

Antes de contratar um Serviço de BPO Administrativo, veja essas dicas

 

Avalie as alternativas

Estude várias propostas de empresas antes de tomar uma decisão. Você deve considerar que os modelos de negócios são escaláveis ​​e permitem enfrentar uma alta demanda no futuro sem ter que procurar outro provedor.

 

Peça indicadores de sucesso

É importante conhecer o histórico da empresa, você deve solicitar figuras que comprovem sua experiência e profissionalismo.

 

Capacidade Consultiva

Certifique-se da capacidade consultiva da empresa que está avaliando. 

Eles devem aconselhá-lo sobre a melhor maneira de realizar o processo que você está considerando terceirizar.

 

Experiência 

É aconselhável solicitar informações sobre o prestador de serviço: anos de experiência , com que clientes trabalha, catálogo dos serviços que oferece e orçamento mensal.

 

Reputação 

Também é aconselhável analisar a reputação online da empresa prestadora de serviços graças às referências e comentários publicados por outros usuários em fóruns especializados  e redes sociais. Se a empresa parecer vinculada a vários comentários negativos, é importante suspeitar.

 

Avalie todas as informações

Por meio do site da empresa, é recomendável consultar informações sobre os serviços prestados. Prestar atenção especial às informações de contato fornecidas para que clientes em potencial possam esclarecer suas dúvidas.

Nesse caso, vale a pena fazer uso deste contato, para uma primeira reunião com a empresa e avaliação da qualidade do serviço ao cliente , eficácia das informações prestadas e rapidez de resposta. Critérios que são muito importantes para estabelecer uma colaboração confiável.

 

Verifique as questões legais 

Procure saber se a empresa a ser contratada possui alvará de funcionamento e se cumpre as leis trabalhistas. Já que, conforme a nova lei, em caso de processos trabalhistas, compete à empresa que contratou o trabalhador – neste caso, a empresa terceirizada – pagar os direitos discutidos na Justiça, se houver condenação.

 

Preço

Do ponto de vista do preço, é aconselhável ter cuidado com as empresas que oferecem um custo excessivamente barato para a contratação de serviços de terceirização , pois podem estar colocando a qualidade em risco. Antes de contratar os serviços é muito importante que o preço seja claro, desde o início. 

Algumas empresas que oferecem preços muito baixos não costumam investir no treinamento dos colaboradores, o que pode comprometer a qualidade do serviço.

Fique sempre alerta quando alguma prestadora apresentar um valor muito abaixo em relação às outras empresas para evitar problemas futuros. Lembre-se que terceirização é investimento e deve ser sinônimo de competência.

 

Diferenciais

 É conveniente analisar que valor diferencial a empresa de BPO Administrativo oferece. Ou seja, como ela pode contribuir para a organização que melhore a qualidade dos resultados. 

 

Valores 

É conveniente contratar uma empresa de BPO Administrativo que compartilhe a mesma filosofia de trabalho e valores éticos, que são pontos de inspiração para trabalhar em prol de objetivos comuns claramente definidos desde o início.

 

Conclusão

A terceirização permite ao empresário poupar tempo para o negócio e para si próprio, delegando tarefas específicas a uma equipe competente. Porém, como você viu neste texto, é preciso cuidado na hora de escolher a empresa de BPO Administrativo. Mas não se preocupe, seguindo as dicas acima, você estará mais preparado e fará a escolha certa.

 

Conte sempre com a Sr. Organize! A empresa Sr. Organize é uma empresa de Serviços de Despachante Empresarial em BH, que atua no mercado há 14 anos, dando total apoio aos empresários.

É uma empresa do Grupo Informa Contábil e atua, há 19 anos, na prestação de serviços de gestão contábil, atendendo principalmente o mercado mineiro.

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